1.靈巧利用時間四象限法則
如果我們只用時間四象限法則劃分任務(wù)，會發(fā)覺有時候呆板地按象限執(zhí)行，工作效率并不是最高的。舉個例子：
（1）早上你來到辦公室，老板讓你下午交給他一個最新的產(chǎn)品演示的PPT，他要展現(xiàn)給客戶看，你覺得完成這個任務(wù)需要大概2個小時至3個小時；
（2）明天上午你要裁剪好1:1尺碼的產(chǎn)品圖片3000張，并發(fā)給網(wǎng)站，讓他們上傳產(chǎn)品圖片，弄好它們你需要1個小時至2個小時的時間。
如果依照時間四象限法則，我們應(yīng)當(dāng)先處置第一個重要又緊迫的事情，第二個是重要但不緊迫的事情，應(yīng)當(dāng)推后處置。完成2項任務(wù)，可能耗時5個小時至6個小時，也許還要加班。這樣處置就未必是效率最高的。在這個例子中，我們發(fā)覺，圖片處置這個任務(wù)的可并行性很強(qiáng)，因為我們可以利用Photoshop的批量處置功能，設(shè)定命令，對圖片進(jìn)行批量化自動裁剪處置。因此用Photoshop批量處置圖片的時候，你可以同時干別的事情。
那么我們可以先花幾分鐘設(shè)置圖片批量處置命令，在后面的1個小時至2個小時電腦會自動裁剪照片，而同時，我們還可以做老板需要的產(chǎn)品演示PPT文件。這樣我們完成2個任務(wù)，只需要2個小時至3個小時，多出的時間可以做其他的工作。
2.提前做可并行、短耗時的任務(wù)
在不影響重要又緊迫的任務(wù)的前提下，可以違背時間四象限法則，把可并行、短耗時的任務(wù)提前做完，比如前面所講的，花幾分鐘時間設(shè)定圖片批量處置命令。
3.把長期性任務(wù)變成規(guī)律性任務(wù)
為什么要這樣呢？因為很多人喜歡把長期性任務(wù)當(dāng)成沖刺式任務(wù)，希望在短時間內(nèi)搞定它，這樣做看似效率高，實際上副作用很大。比如外貿(mào)接單，很多人希望通過加入一次展會就能搞定很多客戶，接到很多訂單，因此就在展會中投入很多成本，而一旦效果不幻想，就馬上對展會失去信念，甚至對國際市場開發(fā)失去信念。
外貿(mào)接單和開發(fā)客戶是一項長期性任務(wù)，需要經(jīng)過客戶信息收集、客戶背景調(diào)查、發(fā)開發(fā)信及做社交媒體營銷、讓客戶建立初步信賴、客戶試小單、選展會、展前培訓(xùn)、定展、給潛在客戶發(fā)送觀展邀請函、現(xiàn)場會談等一系列的環(huán)節(jié)，這些工作都可以變成平時的規(guī)律性任務(wù)。
把一個接單的長期性任務(wù)變成規(guī)律性任務(wù)，在最后的參展示場接單階段就會事半功倍，訂單如云來，從而建立起開辟國際市場的信念。
4.臨時性任務(wù)優(yōu)先做
臨時性任務(wù)往往是很緊迫的，同時又是必需完成的。如果這個任務(wù)是短耗時的，你手上暫時沒有特殊重要特殊緊迫的事情，就把臨時性任務(wù)先解決掉。因為你無法疏忽和回避它，人都不喜歡計劃外的事情，你放著它不管，頭腦卻不可能疏忽它，就會分心，所以不如一開始就先搞定它，后面就可以集中精神做計劃內(nèi)的事情。
5.短耗時任務(wù)集中時間做
比如刷小伙伴圈，在Facebook、instagram給客戶點贊，查看客戶動態(tài)，在領(lǐng)英行業(yè)組群里發(fā)表信息等維護(hù)客戶關(guān)系的動作，可以集中在一個小時內(nèi)完成，比如吃完午飯時做。這樣就可以留足整塊的時間做難度高、價值大的事情。
6.長耗時任務(wù)整塊時間做
長耗時任務(wù)往往需要集中精神、耗費(fèi)對比長的時間來完成，所以我們就要盡量安排不被打擾的時間段給它們。
依據(jù)這6個原則來處置任務(wù)，你就可以很快地排列出任務(wù)的優(yōu)先順序并進(jìn)一步工作效率。
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