（一）文檔格式轉(zhuǎn)換工具

在工作中經(jīng)常要吸收不同的文檔，由于電腦不同，裝的軟件也不一樣，可能就會(huì)導(dǎo)致文檔打不開(kāi)。比如用WPS做的報(bào)價(jià)單文檔，發(fā)給客戶(hù)，客戶(hù)用的是蘋(píng)果電腦，或者用的是不兼容WPS的軟件，就無(wú)法打開(kāi)。因此就需要把文檔轉(zhuǎn)換為PDF文檔，這樣任何電腦都可以打開(kāi)它。

我給大家介紹兩個(gè)非常便利的網(wǎng)站。第一個(gè)網(wǎng)站是www.smallpdf.com，用它可以將任何文檔直接轉(zhuǎn)換成PDF格式，在電腦中就不需要安裝任何轉(zhuǎn)換軟件了。第二個(gè)網(wǎng)站是www.office-converter.com，這個(gè)網(wǎng)站功能更壯大一些，不但可以轉(zhuǎn)換文檔格式，還可以轉(zhuǎn)換音頻、視頻，進(jìn)行在線(xiàn)壓縮等。

（二）圖片辨認(rèn)工具

在工作中會(huì)遇到以下情形。

情景1：公司要制作一份英文版產(chǎn)品目錄，預(yù)備明年參展用。但是由于公司之前沒(méi)有開(kāi)展過(guò)外貿(mào)工作，老板給了你一份中文版的產(chǎn)品目錄，要求你把英文版的產(chǎn)品目錄做好。如果你一個(gè)個(gè)字打出來(lái)，再翻譯，工作量就會(huì)非常大，很浪費(fèi)時(shí)間。

情景2：老板拿出一個(gè)發(fā)黃的文件袋告知你，這是一份重要的檔案，原始檔案已經(jīng)找不到了，要把這份文件重新打印一下，后天就要。你看到20多頁(yè)的紙，頭都大了，又要熬夜加班。

遇到這樣的情形，只需要用小工具就可以迅速解決問(wèn)題，節(jié)儉大批時(shí)間。

第一個(gè)小工具是www.onlineocr.net，只要上傳文檔的圖片，它就可以自動(dòng)幫轉(zhuǎn)換為Word文檔。但需要留意的是，上傳的文檔最大不能超過(guò)15M。

第二個(gè)小工具是ABBYFinereader，官網(wǎng)是www.abbyychina.com，大家可以視自身情形選擇不同版本，它不僅可以進(jìn)行大批文件的文字辨認(rèn)轉(zhuǎn)換，而且還可以對(duì)CAD圖進(jìn)行修改（很多外貿(mào)公司拿到工廠技術(shù)圖紙都要修改LOGO和公司名稱(chēng)）。

（三）錄音辨認(rèn)工具

假設(shè)你要和客戶(hù)進(jìn)行面談，如果交談時(shí)間長(zhǎng)，回來(lái)后又沒(méi)有及時(shí)做備忘錄，很快會(huì)忘記談判流程中的一些細(xì)節(jié)，那么就需要在重要談判的流程中錄音。錄音之后，回來(lái)可以通過(guò)錄音轉(zhuǎn)換文字，把談判內(nèi)容做成詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要和備忘錄，便利研究客戶(hù)的心理、性情及他的思維方法。將錄音轉(zhuǎn)換成文字的小工具，目前效果對(duì)比好的是訊飛聽(tīng)見(jiàn)，官網(wǎng)是www.iflyrec.com，可以依據(jù)個(gè)人要求選擇機(jī)器轉(zhuǎn)換和人工轉(zhuǎn)換服務(wù)。轉(zhuǎn)換成文字之后，就不需要反復(fù)地聽(tīng)錄音，其中機(jī)器轉(zhuǎn)換通常5分鐘可以轉(zhuǎn)換完1個(gè)小時(shí)的錄音，可認(rèn)為節(jié)儉大批的時(shí)間。

（四）PPT/Word/Excel模板工具

在外貿(mào)工作中，要寫(xiě)一些報(bào)告和產(chǎn)品電子目錄，往往內(nèi)容很快寫(xiě)好了，而排版卻很難看，因而會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間在排版上面，而學(xué)習(xí)PPT或Word的精巧設(shè)計(jì)排版需要消費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。怎樣能力不需要學(xué)習(xí)又可以搞定精巧的排版呢？可以利用一些模板下載網(wǎng)站下載精巧的PPT、Word模板，再稍作修改就可以直接用了。