（一）大文件存儲和分享工具
如果需要傳送較大的視頻和設(shè)計文件給客戶，通過郵箱發(fā)送不出去或者發(fā)送得太慢，就可以借助百度云或者谷歌云端硬盤來存儲和分享，上傳文件到云端之后，給客戶發(fā)一個帶密碼的分享鏈接即可，客戶就可以很便利地下載。百度云可以免費存儲2000G的文件，谷歌云端硬盤可以免費存儲15G的文件，這個容量對于日常辦公來說是足夠用的。
還可以在網(wǎng)盤中建立文件夾，對文件進行分類存儲。由于百度和谷歌有壯大的搜索功能，可以很輕松地搜索出要查找的文件。
（二）文檔協(xié)同作者工具
在外貿(mào)工作中如果需要幾個同事共同作者一份文檔，肯定要涉及多人之間的交流、討論和調(diào)整。
情景1：老板想把公司多個業(yè)務(wù)員的成交案例編成一本公司內(nèi)訓(xùn)教材。以前都是一個人寫一部分，然后用U盤拷貝或者用QQ傳給另外一個人作者整合。在文件傳來傳去、改來改去的流程中，版本分不了解了，又要討論來討論去，非常耗費時間。
情景2：在公司內(nèi)訓(xùn)中，業(yè)務(wù)員們做完報價單、寫完開發(fā)信后，都是通過郵件發(fā)給經(jīng)理，經(jīng)理再一封封修改郵件，添加批注，然后發(fā)回給業(yè)務(wù)員，效率不高。
現(xiàn)在可以利用石墨文檔這個工具來解決工作中文檔協(xié)同作者的問題。
打開石墨文檔的網(wǎng)址（http://shimo.im），注冊登錄。
可以把它懂得為在線的Word或者Excel文檔，可以和電腦一樣建立分類文件夾，便利管理各類文檔。
新建文檔、寫好材料后，瀏覽者還可以評論。通過石墨文檔工具，就可以很好地進行文檔協(xié)同作者。
（三）思維導(dǎo)圖工具
常用的思維導(dǎo)圖工具有XMind、MindMaster、MindNode、百度腦圖等。
（四）任務(wù)管理工具
外貿(mào)工作中煩瑣渺小的事情很多，經(jīng)常會在不經(jīng)意間遺忘一些原計劃要做的事情。為了避免遺忘事情，可以用奧妙清單這個工具。奧妙清單的APP版應(yīng)用更便利，對于特殊重要的事情，可以加星標(biāo)。完成任務(wù)之后，點擊前面的空格，任務(wù)就會清除。
如果是電腦應(yīng)用，可以到www.wunderlist.com下載奧妙清單軟件。
（五）筆記記錄工具
平時做工作報告、業(yè)務(wù)總結(jié)都是用電腦端的Word來寫。如果出差，正好那臺電腦沒帶出來，要調(diào)取某份報告，就要找同事幫忙打開電腦查找，既耗費時間，又擔(dān)憂隱私和客戶材料被偷窺，對比麻煩。為了避免這類情形產(chǎn)生，建議大家應(yīng)用可以云端同步保留材料的筆記工具。有道云筆記和印象筆記都是對比好用的工具，并無優(yōu)劣之分，大家可以依據(jù)各人習(xí)慣選擇。
在有道云筆記界面的左邊可以建立各類文件夾，對比符合平凡應(yīng)用電腦的習(xí)慣，上手很容易。右邊的操作界面和Word是一樣的，完整可以用它來替代Word做工作記錄。它還可以實時同步云端，不用擔(dān)憂突然斷電或者電腦突然死機，沒有來得及保留文檔的問題。它還有迅速搜索功能，可以隨時調(diào)出你想要的任何文檔，讓你出差無憂。
添加客服微信，獲取相關(guān)業(yè)務(wù)資料。